Tietosuojaseloste
Yksityisyytesi on meille tärkeää
Jokainen ihminen arvostaa yksityisyyttä, niin myös me. Siksi olemme sitoutuneet kunnioittamaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan kaikkea henkilötietojen käsittelyyn sovellettavaa lainsäädäntöä.
Toimintamme ja palvelumme edellyttää henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Tietosuojaperiaatteemme kuvaavat muun muassa, mihin tarkoituksiin ja mitä henkilötietoa keräämme ja käsittelemme, ketkä tietojasi käsittelevät sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien.
Finitec Oy käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietojasi näiden periaatteiden ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan nämä tietosuojaperiaatteet huolellisesti.
Päivitämme tietosuojaselostetta ja tietosuojaperiaatteitamme toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin. Rekisteröityneelle ilmoitamme myös erikseen, jos rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen tulee merkittäviä muutoksia.
Keskeiset periaatteemme
Yksityisyytesi on tärkeää
Suhtaudumme vakavasti henkilötietojen käsittelyyn ja huolelliseen hallintaan. Arvostamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet noudattamaan henkilötietojen käsittelyyn sovellettavia lakeja.
Henkilötiedot ovat luottamuksellisia tietoja
Tietosi ovat luottamuksellisia ja niitä käsittelevät vain auktorisoidut henkilötietojen käsittelijät, pääasiassa Finitecin oma henkilöstö.
Henkilötietojen kerääminen ja käyttö on suunnitelmallista sekä tarkoituksenmukaista
Vältämme tarpeetonta henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja säilyttämistä. Hallussamme ovat vain ne henkilötiedot, jotka ovat liiketoimintamme ja laadukkaan palvelun toteuttamisen kannalta olennaisia henkilötietoja.
Kirjalliset sopimukset alihankkijoiden kanssa
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä vain sellaisia alihankkijoita, jotka tekevät kanssamme kirjallisen sopimuksen ja sitoutuvat henkilötietojen turvaamiseen.
Käsittelemme henkilötietojasi vain sinun parhaaksesi
Asiakkaidemme henkilötietojen käsittely perustuu aina kirjallisiin sopimuksiin emmekä käsittele tietoja muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen asiakkaan hyväksi tämän ohjeiden mukaisesti.
Keskeiset henkilötietojen käsittelytarkoitukset
Käytämme henkilötietoja lähtökohtaisesti vain omien palveluidemme toimittamiseen, niiden markkinointiin, asiakassuhteen hallintaan, laskutukseen ja markkinoinnin palvelujen kehittämiseen.
Miten käytämme henkilötietojasi?
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:
Osaajien ja toimeksiantojen yhdistäminen
Käsittelemme henkilötietoja osaajien ja toimeksiantojen yhdistämiseen liittyvissä asioissa, kuten henkilöiden kontaktoimiseksi ja henkilöiden ammatillisen osaamisen arviointiin.
Osa palveluistamme saattaa olla käytettävissä myös kirjautumalla henkilökohtaisin tunnuksin verkkopalveluumme. Saatamme käyttää henkilötietoja myös palvelun käyttöön liittyvien ilmoitusten tekemiseksi.
Laadukas palvelu asiakkaille
Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa, kuten palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, asiakastuessa ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi.
Osa palveluistamme saattaa olla käytettävissä myös kirjautumalla henkilökohtaisin tunnuksin verkkopalveluumme. Saatamme käyttää henkilötietoja myös palvelun käyttöön liittyvien ilmoitusten tekemiseksi.
Palveluiden markkinointi ja viestintä
Lain sallimissa rajoissa saatamme käsitellä henkilötietoja myös markkinoinnin toimenpiteiden toteuttamiseksi ja suoramarkkinointitarkoituksiin. Tämä voi pitää sisällään myös henkilötietojen käsittelyä ja analysoimista markkinoinnin tai palveluiden kohdentamista varten.
Saatamme esimerkiksi näyttää kanavissamme kohdennettuja viestejä tai sisältöjä perustuen aikaisempaan kiinnostukseesi.
Markkinoinnin palveluiden tuotekehitys
Uskomme jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Siksi saatamme hyödyntää henkilötietoja myös yrityksemme markkinoinnin palvelujen kehittämiseen, kuten uusien palvelukonseptien suunnitteluun ja lanseeraamiseen tai prosessien parantamiseen.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Tietojasi saatetaan kerätä ja käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.
Henkilöstöhallinto
Työntekijöitä ja työnhakijoita koskevia tietoja käsittelemme pääasiassa vain henkilöstöhallintotarkoituksiin, työsopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi avoimeen tehtävään.
Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä lähteistä?
Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä, kuten LinkedInistä tai muista sosiaalisen median kanavista.
Keräämme Google Analytics ja HubSpot -palveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia.
Keräämme ja käsittelemme pääasiassa vain asiakkaidemme (mukaan lukien potentiaaliset asiakkaat), sopimustyöhön tarjottavien asiantuntijoiden (mukaan lukien potentiaaliset asiantuntijat), asiakkaidemme suorahakuihin haettavien henkilöiden, työntekijöidemme ja työnhakijoittemme henkilötietoja.
Tyypillisesti saatamme saada asiakkaamme yhteyshenkilöiltä suoraan seuraavia tietoja:
- Asiakkaan työnantajayrityksen nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, työosoite, työsähköpostiosoite, puhelinnumero ja titteli;
- Tiedot yhteyshenkilön markkinoinnin luvista ja/tai kielloista;
- Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet);
- Yhteydenottolomakkeiden ja chatin kautta syötetyt tiedot;
- Asiakaspalautetiedot
Tyypillisesti saatamme saada asiantuntijoilta suoraan seuraavia tietoja:
- Asiantuntijan etu- ja sukunimi, työosoite, työsähköpostiosoite, puhelinnumero ja titteli;
- Asiantuntijan ansioluettelo, portfolio tai muu näyttö kokemuksesta ja osaamisesta;
- Tiedot markkinoinnin luvista ja/tai kielloista;
- Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet);
- Yhteydenottolomakkeiden ja chatin kautta syötetyt tiedot;
- Asiakaspalautetiedot.
Tyypillisesti saatamme saada asiakkaidemme suorahakuihin haettavilta henkilöiltä suoraan seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
- Henkilön ansioluettelo, portfolio tai muu näyttö kokemuksesta ja osaamisesta;
- Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet);
- Yhteydenottolomakkeiden ja chatin kautta syötetyt tiedot;
Palveluiden käytön yhteydessä saatamme käsitellä esimerkiksi seuraavia asiakasta koskevia henkilötietoja:
- IP-osoitetieto tai muu tunniste;
- Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot;
- Evästeiden kautta kerättävät tiedot;
- Verkkopalvelumme käytöstä kerättävät tiedot.
Muista lähteistä saatamme saada erityisesti seuraavia asiakasta, asiantuntijaa, suorahakuihin haettavaa henkilöä tai työnhakijaa koskevia tietoja:
- Sosiaalisten medioiden, kuten LinkedInin, Facebookin ja Instagramin käyttöön liittyvät tiedot.
Henkilöstön ja työnhakijoiden osalta käsittelemme pääasiassa henkilöltä itseltään saatuja tietoja ja muita työsuhteen aikana syntyviä tietoja:
- Työntekijän tai -hakijan perustiedot;
- Työnhakijan ansioluettelo, hakemus ja hakijan suostumuksella saadut referenssitiedot;
- Palkanmaksua varten tarvittavat tiedot;
- Työsuhdetta koskevien velvoitteiden ja oikeuksien täyttämistä varten tarvittavat tiedot;
- Tiettyjä työntekijän arkaluontoisina pidettäviä tietoja (ammattiyhdistysjäsenyys ja terveydentilaa koskevat tiedot), mutta yksinomaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Suostumuksellasi saatamme kerätä ja käsitellä myös muita tietoja.
Millä perusteella käsittelemme tietojasi?
Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä tietoja usealla eri perusteella, mutta varmistamme, että meillä on aina vähintään yksi lain määrittelemä käsittelyedellytys olemassa.
Asiakas- ja asiantuntijarekisterin tietoja käsittelemme pääasiassa sopimusten täyttämiseksi ja valmistelemiseksi ja oikeutetun etumme perusteella, joita ovat erityisesti palveluidemme tuottaminen ja toimittaminen, asiakashallinta, reklamaatioiden ja asiakaspalautteen käsittely sekä ylläpito- ja jatkokehityspalveluiden tarjoaminen.
Markkinointirekisterin tietoja käsittelemme pääasiassa palveluidemme markkinointiin ja markkinoinnin asiantuntijapalveluiden tuotekehitykseen.
Saatamme myös suostumuksellasi käyttää sähköpostiosoitettasi uutis- ja markkinointikirjeiden lähettämiseen tai suostumuksesi perusteella käsitellä muita tietojasi. Mikäli käsittelemme tietojasi vain suostumuksen perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Saatamme käsitellä tietojasi myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Ketkä käsittelevät tietojasi ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?
Henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään, jotka ovat määritelty henkilötietojen käsittelijöiksi.
Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain niiden tarkoitusten edistämiseksi, joita on tässä tietosuojaselosteessa mainittu.
Asiakkaita ja asiantuntijoita koskevien henkilötietojen osalta saatamme käyttää alihankkijoita erityisesti tietojen tallentamiseen ja asiakashallintaan liittyen (pilvitallennuspalvelut, projektinhallinta ja -viestintätyökalut, CRM), tekniseen tukeen ja verkkosivustojen suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyen. Alihankkijamme vastaavat pääosin henkilötietojen turvallisesta säilyttämisestä eivätkä osallistu itse käsittelyyn.
Henkilöstöasioissa käytämme alihankkijoita erityisesti taloushallintoon ja palkanlaskentaan ja tietojen sähköiseen tallentamiseen liittyen (pilvitallennuspalvelu).
Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.
Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Saatamme myös luovuttaa anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää henkilöön. Mikäli tällainen tieto ei enää ole katsottavissa henkilötiedoksi, saatamme luovuttaa tietoa kolmansille osapuolille myös muuta kuin tässä mainittua tarkoitusta varten.
Siirretäänkö tietojasi EU:n ulkopuolelle?
Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvipalveluista saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Varmistamme siis aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
Kauanko henkilötietojasi säilytetään?
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Tietojen säilyttämisajat saattavat perustua myös lainsäädäntöön, kuten kirjanpitolakiin. Päivitämme tietojasi säännöllisesti, jotta ne ovat ajan tasalla ja niiden käsittelyn tarkoituksenmukaisuus täyttyy. Tarpeeton tieto poistetaan.
Teemme säännöllisesti henkilötietojen elinkaaren hallintaan liittyviä toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että henkilötiedot, joiden käyttötarkoitus on päättymässä, tulevat joko anonymisoitua tai poistettua.
Miten turvaamme tietosi?
Tietojasi säilytetään pääosin sähköisessä muodossa palveluntarjoajiemme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti.
Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme.
Pääsy henkilötietoihisi on rajattu ja suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Toimitilamme ovat lukitut ja suojatut.
Tietojen antamisen pakollisuus?
Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta. Jos et halua, että käsittelemme tietojasi näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.
Millaisia oikeuksia ja vaikutuskeinoja sinulla on?
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@finitec.fi.
Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@finitec.fi.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Oikeus tulla unohdetuksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, etkä halua meidän säilyttävän ja/tai käsittelevän sinua koskevaa henkilötietoa, sinulla on oikeus vaatia meitä poistamaan kaikki sinua koskeva henkilötieto, joka ei ole välttämätön oikeutetun edun tai viranomaisvaateen toteuttamiseksi.
Miten voin toteuttaa oikeuteni?
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@finitec.fi.
Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä ehdottamaan sinulle sopivaa aikaa toimistollamme tehtävää tunnistautumista ja henkilöllisyyden varmistusta varten.
Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?
Päivitämme tietosuojaselostetta toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.
Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.
Mikäli tietosuojaselosteen sisältö muuttuu merkittävästi oikeuksiesi kannalta, tiedotamme siitä sinulle erikseen sähköpostitse, mikäli olet ilmoittanut meille ajantasaisen sähköpostiosoitteen.
Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?
Yhteystiedot
Finitec Oy
Töölönlahdenkatu 3 B
00100 Helsinki
Y-tunnus: 2548945-5
Tietosuojayhteyshenkilö: Pekka Hackspik, pekka.hackspik@finitec.fi